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2025.01.23
仕事ができる人の秘密：なぜ返信が早いのか？
S&K Holdings
「あの人、あんなに忙しいのに返信が早いよね」そんな疑問を持ったことがある方は多いのではないでしょうか。
実は、仕事ができる人が返信を早くするのには、明確な理由があります。
この記事ではその理由を解説し、今すぐ実践できるテクニックを紹介します。返信スピードの重要性を学び、今すぐ活かせるテクニックを一緒に見ていきましょう。
本記事は、Voicyの「No.253 仕事が出来る人は返信が早い」を基に記事を書いています。
2025年現在、チャットで連絡する機会が右肩上がりに増えている
昨今、チャットツールの活用が急増し、メールに代わる連絡手段として定着しています。
特に「Slack」や「チャットワーク」が普及し、メールの利用はかなり減っていますよね。
多忙な現代では、要点を短文で伝える効率的なコミュニケーション方法が求められています。
その結果、返信の早さが「仕事ができる人」と評価される要因にもなっているのです。
仕事ができる人は忙しいはずなのに、なぜ返信スピードが早いのでしょうか。
その理由をつぎで解説します。
仕事ができる人は忙しいのに、なぜ返信スピードが早いのか？
仕事ができる人ほど、忙しい中でも返信スピードが早い理由は、「To Doリスト」を効率的に管理しているからです。
彼らは優先度や緊急度を明確に判断し、不要なタスクを後回しにしません。
忙しいからこそ、自分のタスクを徹底的に管理しているんです。つまり、整理された仕事術が、迅速な対応を実現しています。
仕事ができる人がすぐに返信するケースの具体例3選
仕事ができる人が即座に返信する場面には共通点があります。
具体的なケースを3つ挙げると、以下の3つです。
- 優先度や緊急度が高い場合
- 重要ではないがすぐに対応可能なタスク
- 自分がボールを持っていると相手の作業が進まない場合
これらのケースでは、早急な返信が業務の円滑化に直結するため、迅速な対応を重視しています。
具体例①：優先度・緊急度が高い
仕事ができる人が返信を早くする理由の一つは、優先度や緊急度が高い案件への迅速な対応が業務の滞りやトラブルを防ぐと理解しているからです。
取引先の重要な問い合わせや締切が迫るタスクは、対応を遅らせると大きな悪影響を及ぼす可能性があります。
そのため、こうした案件を最優先で処理し、信頼を築くことにもつなげています。
また、緊急性が高いタスクを後回しにすると処理が難しくなるため、早めに片付けて効率を追求します。
優先順位をしっかり判断できることが、仕事をスムーズに進めるコツです。
具体例②：重要じゃなくてもすぐにできてしまうタスク
仕事ができる人は、短時間で完了するタスクを後回しにせず、すぐ処理します。
「会議の出欠確認」や「簡単な質問への回答」など、1分以内で終わる作業は、その場で片付けることで、タスクを溜め込まず頭をクリアに保つことができます。
たしかにこれらのタスクの重要度は高くありません。しかし、後回しにすると、同じ内容を再度考える手間が発生し、生産性が低下する可能性があります。
即座に対応する習慣は、次の業務への集中を高め、全体の仕事の効率を向上させる効果があるのです。
具体例③：自分がボールを持ってしまうことで相手が動けなくなる
仕事ができる人は、自分が「ボールを持つ」ことで業務全体が停滞しないよう意識しています。
例えば、「会議場所の決定」や「デザイン案の確認結果」など、自分の返答が次の行動を左右する場面では、早く返事をすることで相手がスムーズに動ける環境を整えます。
自分の返信が1つ遅れるだけで、全体の生産性が下がってしまうことを避けているんですね。
迅速にボールを相手に返す行動は、チームの効率を上げ、業務のロスを最小限に抑える重要な習慣です。
まとめ：忙しくてもできるだけ返信スピードを早くしよう
返信スピードの速さは、仕事の効率化や信頼構築に大きく貢献します。
仕事ができる人は、優先度や緊急度を見極め、迅速に対応することでタスクを円滑に進めています。
また、短時間で終わるタスクも即座に処理し、無駄を省く工夫を常に心がけています。
私自身、できるだけ返信スピードを早くしようと意識していますが、忙しいときはついつい後回しにしてしまっていることも…（苦笑）
今回は自戒の意味も込めて、本テーマで解説させていただきました。
ワンポイントスラング「Ghosting」
「Ghosting」は、突然連絡を絶つ行為を指すスラングで、「Ghost（幽霊）」に由来します。たとえば、以下のような英語の会話例があります。
【例文】
A: “Hey, did you have a chance to review the proposal I sent?”
B: （No response, even after multiple follow-ups）
このように、メッセージを無視したり、会話を途中で終わらせる行為がGhostingに該当します。
特に仕事では、相手の信頼を損ねるだけでなく、業務の進行に悪影響を与えるので気をつけましょう。
